Privacy Policy
This Privacy Policy (“Policy”) sets out the basis which Topcon Positioning Asia (Malaysia) Sdn. Bhd. (“we”, “us”, or “our”) may collect, use, disclose or otherwise process your personal data in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 of Malaysia and the Personal Data Protection Act 2012 of Singapore (“PDPA Laws”). This Policy applies to personal data in our possession or under our control, including personal data in the possession of organisations which we have engaged to collect, use, disclose or process personal data for our purposes.
1. Depending on the nature of your interaction with us, we may collect a variety of personal data from you including but not limited to your name, identification number, passport number, contact details, postal address, residential address, email address, nationality, gender, date of birth, occupation details, personal data required for the purposes described below, and personal data that you have provided or made available to us.
2. We may collect and use your personal data for any or all of the following purposes:
a) Communication for the execution of business;
b) Business partner’s data management, processing of payments and receipts;
c) Organizing and facilitating events, seminars and exhibitions;
d) Providing products and/or services requested by you;
e) Sending information about products, services or events;
f) Provision of product warranty, support or maintenance;
g) Product development, conduct of questionnaire surveys, implementation of product and service monitoring programs;
h) Execution of contracts;
i) Tally and analysis of count of access to improve our website;
j) Verifying your identity;
k) Responding to, handling, and processing queries, requests, applications, complaints, and feedback from you;
l) Managing your relationship with us;
m) Processing payment or credit transactions;
n) Complying with any applicable laws, regulations, codes of practice, guidelines, internal policies, or to assist in law enforcement and investigations conducted by any governmental and/or regulatory authority;
o) Any other purposes for which you have provided the information;
p) To send you updates and marketing emails about our products, services, events, training, or company news including information similar to what you’ve previously purchased (you may unsubscribe from these emails at any time by following the instructions in our communications or contacting us directly);
q) To understand how visitors use our website and improve its features, content and overall experience for users;
r) To process and evaluate your job application and manage our recruitment activities; and
s) Any other incidental business purposes related to or in connection with the above.
3. You warrant that where you have disclosed personal data of third parties (e.g. next-of-kin, friends or referees) to us in connection with the abovementioned purposes, you have obtained the prior consent of such third parties for us to collect, use and disclose such personal data for such purposes, in accordance with any applicable laws, regulations and/or guidelines. In respect of minors (i.e. individuals under the age of 18 years) or individuals not legally competent to give consent, you warrant that you are the parent, guardian or person who has parental responsibility over them or the person appointed by the relevant authorities to manage their affairs.
4. Your personal data may be disclosed to our parent companies, subsidiaries and affiliates (collectively, “Affiliates”), and to any of our or our Affiliates’ service providers, agents, advisors, contractors, distributors and/or any government or regulatory authority, located within Malaysia and outside of Malaysia, for any of the purposes described in Clause 2 above. We will ensure that your personal data (including personal data transferred to a location or organisation outside of Malaysia) is protected by means of reasonable security arrangements to prevent:-
(a) unauthorized access, collection, use, disclosure, copying, modification or disposal, or similar risks; and
(b) the loss of any storage medium or device on which personal data is stored.
Such reasonable security arrangements include but are not limited to:-
(a) implementing and updating computer security and network security;
(b) restricting access to confidential information on a need-to-know basis; and
(c) compulsory and prompt reporting of any information security breach.
5. In the event of an information security breach, we will comply with data breach notification requirements under the PDPA laws, where applicable.
6. Where your personal data is transferred to an organisation outside of Malaysia, we will ensure that such organization will:-
(a) only use such personal data for the purposes mentioned in Clause 2 above and purposes that are reasonable as allowed under the relevant PDPA laws; and
(b) adhere to the provisions in this Policy.
7. We rely on the accuracy of the information you provide. Please ensure that the personal data and related information provided by you to us is accurate, complete, not misleading and kept up to date.
8. Subject to our right to refuse and/or charge a fee under the relevant PDPA laws, you may request to:-
(a) access, correct and/or update personal data which is inaccurate, incomplete or out of date provided that sufficient information is given to us to meet such request;
(b) submit any inquiries or complaints in respect of your personal data; or
(c) limit the processing of your personal data, including the personal data relating to other persons who may be identified from your personal data, by withdrawing your consent previously given to us.
9. For any of the above requests, please contact:-
Assistant Manager, Legal
Topcon Positioning Asia (Malaysia) Sdn. Bhd.
No. 6, Jalan Pensyarah U1/28, HICOM-Glenmarie Industrial Park
40150 Shah Alam, Selangor Darul Ehsan
Telephone number: 03-50223688
Email: mys_ssc_hr@topcon.com
10. We will respond to your request as soon as reasonably possible. In general, our response will be within fourteen (14) business days.
11. If you withdraw your consent or fail to supply to us your personal data, we may not be able to carry out the Purpose for which your personal data is required.
12. We may retain your personal data for as long as it is necessary to fulfil the purpose for which it was collected, or as required by the applicable laws. Upon the expiry of the necessary retention period, we will delete, destroy or dispose such personal data.
13. We will ensure that your personal data is protected by means of adequate administrative, security and technical safeguards.
14. This Policy applies in conjunction with any other notices, contractual clauses and consent clauses that apply in relation to the collection, use and disclosure of your personal data by us.
15. In the event of any inconsistencies between the English version and the Bahasa Malaysia version of this Notice, the English version shall prevail over the Bahasa Malaysia version.
16. We reserve the right to amend and update this Policy at any time. You may determine if any such revision has taken place by referring to the date on which this Policy was last updated. Your continued use of our services constitutes your acknowledgement and acceptance of such changes.
As at 5 August 2025
Polisi Privasi
Polisi Privasi ini (“Polisi”) menjelaskan asas di mana Topcon Positioning Asia (Malaysia) Sdn. Bhd. (“kami” atau “kita”) boleh mengumpul, menggunakan, mendedahkan atau memproses data peribadi anda selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia dan Akta Perlindungan Data Peribadi 2012 Singapura (“Akta-Akta PDPA”). Polisi ini terpakai kepada data peribadi dalam pemilikan atau bawah kawalan kami, termasuk data peribadi yang dipegang oleh pihak ketiga yang kami lantik bagi tujuan pengumpulan, penggunaan, pendedahan atau pemprosesan data peribadi bagi pihak kami.
1. Bergantung kepada jenis interaksi anda dengan kami, kami mungkin mengumpul pelbagai data peribadi termasuk tetapi tidak terhad kepada nama, nombor pengenalan, nombor pasport, maklumat hubungan, alamat pos, alamat kediaman, emel, kewarganegaraan, jantina, tarikh lahir, maklumat pekerjaan, data peribadi yang diperlukan bagi tujuan yang dijelaskan di bawah, serta data peribadi lain yang anda berikan kepada kami.
2. Kami mungkin mengumpul dan menggunakan data peribadi anda untuk apa-apa atau semua tujuan berikut:
a) Komunikasi untuk pelaksanaan urusan perniagaan;
b) Pengurusan data rakan niaga, pemprosesan pembayaran dan penerimaan;
c) Penganjuran dan penyelarasan acara, seminar dan pameran;
d) Pembekalan produk dan/atau perkhidmatan yang anda minta;
e) Penghantaran maklumat mengenai produk, perkhidmatan atau acara;
f) Penawaran jaminan produk, sokongan atau penyelenggaraan;
g) Pengembangan produk, penyelidikan melalui soal selidik, pelaksanaan program pemantauan produk dan perkhidmatan;
h) Pelaksanaan kontrak;
i) Pengiraan dan analisis lawatan ke laman web bagi menambah baik laman web;
j) Pengesahan identiti anda;
k) Menangani pertanyaan, permohonan, aduan dan maklum balas daripada anda;
l) Pengurusan hubungan anda bersama kami;
m) Pemprosesan pembayaran atau transaksi kredit;
n) Pematuhan kepada undang-undang, peraturan, garis panduan, polisi dalaman, atau kerjasama dengan pihak berkuasa undang-undang / penguatkuasaan;
o) Tujuan lain yang anda telah sediakan maklumat untuk itu;
p) Menghantar emel kemas kini dan pemasaran tentang produk, perkhidmatan, acara, latihan atau berita syarikat termasuk maklumat yang serupa dengan apa yang telah anda beli sebelum ini (anda boleh berhenti melanggan bila-bila masa melalui arahan dalam emel atau menghubungi kami secara langsung);
q) Memahami bagaimana pelawat menggunakan laman web kami dan meningkatkan ciri, kandungan dan pengalaman pengguna;
r) Memproses dan menilai permohonan kerja anda serta mengurus aktiviti pengambilan pekerja; dan
s) Apa-apa tujuan perniagaan berkaitan atau bersamping dengan perkara di atas.
3. Anda menjamin bahawa jika anda telah mendedahkan data peribadi pihak ketiga (contohnya, waris, rakan atau pemberi rujukan) kepada kami berkaitan tujuan di atas, anda telah mendapatkan persetujuan mereka terlebih dahulu untuk kami mengumpul, menggunakan dan mendedahkan data tersebut seperti yang dibenarkan oleh undang‑undang. Untuk kanak-kanak bawah umur (di bawah 18 tahun) atau individu yang tidak kompeten secara sah untuk memberi persetujuan, anda menjamin bahawa anda adalah ibu bapa, penjaga, atau orang yang diberi tanggungjawab oleh pihak berkuasa berkenaan.
4. Data peribadi anda mungkin didedahkan kepada syarikat-syarikat gabungan, subsidiari dan entiti bersekutu kami (‘Affiliates’), serta kepada penyedia perkhidmatan, agen, penasihat profesional, kontraktor, pengedar Affiliates kami dan/atau mana-mana pihak berkuasa kerajaan atau pihak berkuasa peraturan, sama ada dalam Malaysia atau di luar negara, bagi sebarang tujuan yang dinyatakan dalam Klausa 2 di atas. Kami akan memastikan data peribadi anda (termasuk yang dipindahkan ke lokasi atau organisasi di luar Malaysia) dilindungi melalui langkah keselamatan yang munasabah bagi mencegah:
(a) akses tanpa kebenaran, pengumpulan, penggunaan, pendedahan, penyalinan, pengubahsuaian, pelupusan atau risiko serupa; dan
(b) kehilangan mana-mana media simpanan atau peranti yang menyimpan data peribadi.
Pengaturan keselamatan yang munasabah termasuk tetapi tidak terhad kepada:
(a) penggunaan dan kemas kini sistem keselamatan komputer dan rangkaian;
(b) had akses kepada maklumat sulit secara keperluan; dan
(c) pelaporan segera terhadap sebarang pelanggaran keselamatan maklumat.
5. Kami akan mematuhi keperluan pemberitahuan pelanggaran data mengikut Akta-Akta PDPA yang berkenaan.
6. Apabila data peribadi anda dipindahkan ke organisasi di luar Malaysia, kami akan memastikan pihak penerima:
(a) hanya menggunakan data peribadi anda untuk tujuan yang dinyatakan dalam Klausa 2 di atas atau tujuan lain yang munasabah seperti dibenarkan oleh Akta-Akta PDPA yang berkenaan; dan
(b) mematuhi peruntukan-peruntukan dalam Polisi ini.
7. Kami bergantung pada ketepatan maklumat yang anda berikan. Sila pastikan data peribadi dan maklumat berkaitan yang anda berikan adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan dikemaskini.
8. Tertakluk kepada hak kami untuk menolak dan/atau mengenakan bayaran seperti dibenarkan oleh Akta-Akta PDPA, anda boleh memohon untuk:
(a) mengakses, membetulkan atau mengemaskini data peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap atau tidak terkini dengan syarat maklumat mencukupi diberikan;
(b) mengemukakan pertanyaan atau aduan berkaitan data peribadi anda; atau
(c) mengehadkan pemprosesan data peribadi anda, termasuk data berkaitan individu lain yang boleh dikenal pasti daripada data anda, dengan menarik balik persetujuan yang telah diberikan kepada kami.
9. Untuk sebarang permohonan di atas, sila hubungi:
Assistant Manager, Legal
Topcon Positioning Asia (Malaysia) Sdn. Bhd.
No. 6, Jalan Pensyarah U1/28, HICOM‑Glenmarie Industrial Park,
40150 Shah Alam, Selangor Darul Ehsan
Telefon: 03‑50223688
Emel: mys_ssc_hr@topcon.com
10. Kami akan membalas permohonan anda secepat mungkin. Secara umum, respons akan diberikan dalam empat belas (14) hari bekerja.
11. Jika anda menarik balik persetujuan atau gagal memberikan data peribadi yang diperlukan, kami mungkin tidak dapat memenuhi tujuan pengumpulan maklumat tersebut.
12. Kami akan menyimpan data peribadi anda selagi perlu untuk memenuhi tujuan pengumpulan atau seperti yang dikehendaki oleh undang‑undang. Setelah tamat tempoh, data peribadi tersebut akan dipadamkan, dimusnahkan atau dilupuskan secara selamat.
13. Kami memastikan data peribadi anda dilindungi dengan langkah keselamatan pentadbiran, teknikal dan fizikal yang mencukupi.
14. Polisi ini dibaca bersama dengan notis, klausa kontrak atau persetujuan lain yang terpakai dalam pengumpulan, penggunaan dan pendedahan data peribadi oleh kami.
15. Sekiranya terdapat sebarang ketidakselarasan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia Notis ini, versi Bahasa Inggeris akan mengambil keutamaan atas versi Bahasa Malaysia.
16. Kami berhak mengubah suai dan mengemas kini Polisi ini pada bila-bila masa. Anda boleh memeriksa tarikh kemas kini terakhir yang dinyatakan di atas. Penggunaan berterusan perkhidmatan kami selepas perubahan adalah penerimaan anda terhadap perubahan tersebut.
Tarikh kemas kini: 5 Ogos 2025